Februari 2023

2
Klachtenreglement Vereniging Fokkers en Gebruikers van het Fjordenpaard
In dit klachtenreglement staat vermeld op welke wijze er met een klacht wordt omgegaan en hoe
deze ingediend en verwerkt wordt. Een klachtenregeling is onlosmakelijk verbonden met het
huishoudelijk reglement van onze Vereniging.
Klachten kunnen worden gezonden naar bestuur@vfgf.nl. Het protocol voor het afhandelen
van klachten is beschreven in onderstaande artikelen.
Artikel 1 – Klachten
Een klacht is het uiting geven aan ontevredenheid, misnoegen of ervaren onrecht over:
a. besluiten, reglementen en de toepassing daarvan;
b. het, naar het oordeel van de klager, onjuist en/of incorrect gedrag van personen, die namens
de VFGF hebben gehandeld.
Artikel 2 – Indienen van een klacht
2.1. Alleen leden van de VFGF kunnen een klacht indienen.
2.2. Een lid, dat in staat wordt geacht tot een redelijke behartiging van zijn eigen belangen, wordt
niet zonder zijn instemming vertegenwoordigd door een derde. Deze instemming moet blijken uit
een schriftelijke ondertekende verklaring.
2.3. Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de klachtencoördinator.
2.4. De omschrijving van de klacht dient feitelijk en correct te zijn.
Artikel 3 – Behandeling van de klacht
3.1. De voorzitter van de VFGF is formeel verantwoordelijk voor de afhandeling van klachten.
3.2. Een klacht wordt vertrouwelijk behandeld. Waar mogelijk wordt hoor en wederhoor toegepast.
3.3. De klachtencoördinator (secretaris van de Vereniging) schrijft de klacht in, in het door hem/haar
bij te houden klachtenregister. In dit register worden alle vervolgstappen geregistreerd, die tijdens
de procedure worden gezet.
3.4. De klachtencoördinator beoordeelt, indien nodig in overleg met de voorzitter, of de klacht al dan
niet ontvankelijk is.
3.5. Is de klacht ontvankelijk, dan stuurt de klachtencoördinator binnen 5 werkdagen een schriftelijke
bevestiging aan de klager, dat de klacht in behandeling is genomen.
3.6. Is de klacht niet ontvankelijk, dan stuurt de klachtencoördinator binnen 15 werkdagen een
antwoordbrief aan de klager, waarin wordt aangegeven waarom de klacht niet ontvankelijk is.
3.7. Een ontvankelijke klacht wordt in behandeling gegeven aan het Bestuur van de Vereniging. Deze
formuleert een antwoord.
3.8. De klachtencoördinator draagt er zorg voor dat de klager binnen 1 maand een antwoord
ontvangt.
3.9. In het klachtenregister worden de datum van afhandeling en een kopie van de inhoudelijke
reactie opgenomen.
3.10. De klachtencoördinator stelt jaarlijks een totaaloverzicht van alle ontvangen klachten op
(inclusief de wijze waarop de afhandeling heeft plaatsgevonden) ter behandeling in het Bestuur. Dit
ten behoeve van het continue leren proces en mogelijke aanpassingen in reglementen
plaatsgevonden.
Artikel 4 – Interne afhandeling van ontvankelijke klachten
4.1. De klachtencoördinator stelt de inhoudelijke reactie aan het Bestuur ter hand en legt deze vast
in de notulen van de Bestuursvergadering.
4.2. De Voorzitter doet wat in zijn/haar vermogen ligt om herhaling van de klacht te voorkomen.

3
Artikel 5 – Niet-ontvankelijkheid van klachten
Een klacht is niet ontvankelijk als één of meer onderstaande redenen van toepassing zijn:
5.1. De klacht heeft betrekking op een persoon of gebeurtenis waarover de Voorzitter niet bevoegd
is te oordelen.
5.2. De klacht is ingediend door een daartoe niet bevoegd persoon.
5.3. De klacht is reeds eerder beoordeeld. Er zijn geen nieuwe feiten en/of omstandigheden
aangedragen, die een hernieuwde behandeling van de klacht rechtvaardigen.
5.4. De klacht is onduidelijk, onbegrijpelijk, innerlijk tegenstrijdig of verwoord op een wijze, die in
strijd is met kernwaarden als respect en eerlijkheid en de gebruikelijke fatsoensnormen.
5.5. De klacht handelt over een voorval dat, of een gebeurtenis, welke langer dan 60 kalenderdagen
geleden heeft plaatsgevonden.
5.6. De klacht handelt over een jurybeoordeling.
Artikel 6 – Integriteitsregels
6.1. Indien een klacht betrekking heeft op een lid van het Bestuur wordt de klacht ter afhandeling
overgedragen aan de voorzitter van de Geschillencommissie.
6.2. Indien een klacht betrekking heeft op de voorzitter van de Vereniging wordt de klacht ter
afhandeling overgedragen aan de voorzitter van de Geschillencommissie.
Artikel 7 – Schadevergoeding
7.1. Door het gegrond verklaren van een klacht ontstaat geen recht op schadevergoeding aan de
klager, diens vertegenwoordiger of welke derde dan ook.
7.2. Door het gegrond verklaren van een klacht worden mogelijk ten onrechte door het lid betaalde
bedragen gerestitueerd.
Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Bestuur van de Vereniging van Fokkers en Gebruikers
van het Fjordenpaard d.d. 06-02-2023 en bekrachtigd tijdens de Algemene Vergadering dd. 04-03-
2023

Geschillenreglement van de Vereniging voor Fokkers en Gebruikers van het
Fjordenpaard (VFGF).
Dit reglement beschrijft de werkwijze van de geschillencommissie. De geschillenregeling is van
toepassing wanneer de oorspronkelijke klacht, naar de mening van de klager, niet naar behoren is
behandeld. Indien u gebruik wilt maken van het geschillenreglement, kunt u uw aangifte alleen
schriftelijk indienen via aangetekende post.
Postadres:
De VFGF Geschillencommissie, Nieuwstraat 55, 4926 AW, Lage Zwaluwe.
U ontvangt een schriftelijke ontvangstbevestiging.
Hoe u een klaagschrift dient op te stellen en voor het verdere verloop van de procedure, verwijzen
wij u naar onderstaande artikelen.
Artikel 1. Algemene bepalingen
a) Dit reglement is opgesteld als aanvulling op de statuten en het huishoudelijk reglement van
de VFGF en is vastgesteld in het Bestuur. Tijdens de Algemene Vergadering (AV) van 2023
wordt dit geschillenreglement ter vaststelling op de agenda geplaatst.
b) Dit geschillenreglement is van toepassing op alle leden van de VFGF.
c) Alleen de leden van de in dit geschillenreglement genoemde geschillencommissie zijn in de
VFGF bevoegd aan leden van het VFGF straffen op te leggen.
Artikel 2. Geschillencommissie
a) Indien daartoe de noodzaak bestaat, wordt op ad hoc basis een geschillencommissie
ingesteld. De leden daarvan worden benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuur, dat
daarover verantwoording aflegt aan de AV.
b) De geschillencommissie bestaat uit een voorzitter en twee leden.
c) De voorzitter behoeft geen lid te zijn van de VFGF, voor de overige leden geldt, dat ze wel lid
dienen te zijn van de VFGF.
d) De voorzitter van de geschillencommissie is bij voorkeur een jurist en wordt in functie
benoemd.
e) Het lidmaatschap van de geschillencommissie is niet verenigbaar met een functie binnen de
VFGF, zoals die van bestuurslid, adviseur, lid van een commissie of werkgroep of kwalificatie
deskundige, veterinair adviseur, toezichthouder kwaliteit.
f) Een lid van de geschillencommissie mag niet aan de behandeling van een zaak deelnemen,
indien het lid persoonlijk of uit andere hoofde bij die zaak betrokken is (geweest).
Artikel 3 Benoeming van de commissie
a) De Commissie bestaat uit drie leden, waaronder tenminste een voorzitter en een
plaatsvervangend voorzitter.
b) De Commissie kan in wisselende samenstelling optreden.
c) De leden worden door de AV benoemd.
d) De Commissieleden zijn eraan gehouden slechts onderling overleg te plegen en niet met
buitenstaanders, ook na hun aftreden, tenzij het één of meerdere door de Commissie
aangewezen adviseur(s) betreft. Hiertoe ondertekenen de leden van de Commissie na hun
benoeming een geheimhoudingsverklaring.

3
Artikel 4. Procedure
De klager:
a) Een geschil kan worden voorgelegd door:
1. een lid van de VFGF, zijnde de persoon die in eerste instantie de klacht heeft
ingediend waartegen in beroep wordt gegaan;
2. een nabestaande van de onder a1 genoemde persoon;
3. een wettelijk vertegenwoordiger van de onder a1 en a2 genoemde personen,
b) Degene die het geschil voorlegt, wordt in dit reglement geduid als ‘de klager’, waarmee ook
kan worden bedoeld ‘de klaagster’.
c) Een klager kan zich laten bijstaan door een gemachtigde. Vertegenwoordiging is verplicht,
indien de klager de leeftijd van achttien jaren nog niet heeft bereikt en/of de klager in
verband met wilsonbekwaamheid door de rechter een wettelijk vertegenwoordiger
toegewezen heeft gekregen. Indien geklaagd wordt namens degene die de leeftijd van
achttien jaren nog niet heeft bereikt is tevens de instemming van beide gezaghebbende
ouders met het voorleggen van het geschil vereist.
Voorleggen van een geschil
a) De geschillencommissie behandelt geschillen in tweede instantie.
b) De geschillencommissie behandelt het beroep, welke tegen een uitspraak van het Bestuur op
een klacht is ingesteld door het lid.
c) Het geschil dient te worden voorgelegd binnen 6 maanden na dagtekening van de brief van
het bestuur van de VFGF waarmee de klachtenprocedure is afgerond.
d) Aan het doen van aangifte zijn procedurekosten verbonden van € 250,- met een jaarlijkse
aanpassing aan het landelijke indexcijfer (2022 = 100). Een zaak wordt niet eerder in
behandeling genomen dan nadat de bedoelde procedurekosten zijn voldaan door de klager.
e) Een lid en het bestuur zijn ieder voor zich bevoegd aangifte te doen van een begane
overtreding.
f) Onder overtreding wordt verstaan: het handelen, c.q. nalaten in strijd met de statuten en
reglementen door een lid van de VFGF, dan wel het in zijn algemeenheid schaden van de
belangen van de VFGF. Hieronder vallen ook gedragingen en onheuse bejegeningen door een
lid jegens officials en/of bestuursleden van de VFGF op wedstrijden, keuringen en/of andere
bijeenkomsten. Strafbaar is een overtreding alleen, indien er bij het handelen c.q. nalaten
sprake is van opzet, dan wel voorwaardelijke opzet, schuld, (grove) nalatigheid en/of
onzorgvuldigheid.
Eisen klaagschrift
a. Een geschil wordt voorgelegd door middel van een klaagschrift. Het klaagschrift dient
schriftelijk ingediend te worden via aangetekende post.
b. Het klaagschrift is opgesteld in de Nederlandse taal en bevat:
1. De volledige naam en het woonadres van de klager;
2. De volledige naam en het woonadres van de aangeklaagde dan wel het
vestigingsadres van de organisatie waarvoor de aangeklaagde werkzaam is;
3. Een omschrijving van het geschil en de feiten en gronden waarop deze berust.
c. Bij het klaagschrift wordt toegevoegd de volledige correspondentie rondom het klachttraject
inclusief de brief van het bestuur van de VFGF waarmee de klachtenprocedure is afgerond.
d. Anonieme aangiften worden niet in behandeling genomen.

4
In behandeling nemen van een geschil
a) Na ontvangst van de aangifte door de geschillencommissie, wordt deze binnen twee weken
ter kennis gebracht van degene, tegen wie de aangifte is gericht. Deze kennisgeving wordt
aan de betrokkene per aangetekende post verzonden.
b) De betrokkene heeft de mogelijkheid binnen een door de geschillencommissie te bepalen
termijn een verweerschrift in te dienen. Die termijn kan door de geschillencommissie op
verzoek van betrokkene één of meermalen worden verlengd, tot maximaal 2 maanden, vanaf
de datum van eerste toezending.
c) De betrokkene kan zich laten bijstaan, dan wel zich laten vertegenwoordigen door
een advocaat of andere gemachtigde. In het geval de gemachtigde geen advocaat is, dient
deze op verzoek van de geschillencommissie een schriftelijke volmacht te tonen.
d) Indien de betrokkene binnen de gestelde termijn geen verweerschrift heeft ingediend, dan
wordt uitspraak gedaan op basis van de dan aanwezige stukken.
e) Wanneer de betrokkene binnen de gestelde termijn wel een verweerschrift heeft ingediend,
dan wordt de zaak mondeling of schriftelijk behandeld. Indien mondeling, dan op een door
de geschillencommissie te bepalen datum en tijdstip. De termijn van de oproeping van de
betrokkene bedraagt ten minste twee weken.
f) De commissie bepaalt of de behandeling mondeling of schriftelijk zal plaatsvinden, tenzij er
door de klager om mondelinge behandeling is verzocht.
Beoordeling van het geschil
a) Alle middelen, die de wet voorschrijft, kunnen worden aangewend om het bewijs te
verkrijgen, dat de betrokkene het ten laste gelegde feit heeft begaan en om de vraag
beantwoord te krijgen, of dit feit strafbaar is. Er kunnen door de geschillencommissie
getuigen worden gehoord en/of deskundigen worden ingeschakeld. Leden van de VFGF die
als getuige moeten worden gehoord, c.q. als deskundige worden ingeschakeld, zijn verplicht
hieraan medewerking te verlenen. Uiteraard zijn getuigen bovendien verplicht de waarheid
te spreken.
b) Mogelijk volgt een besloten hoorzitting met betrokkenen waarbij tot een schikking getracht
te komen tussen partijen.
c) De geschillencommissie doet uitspraak binnen veertien dagen, nadat zij het onderzoek
heeft gesloten, schriftelijk met meerderheid van stemmen. De uitspraak dient vergezeld te
zijn van een motivatie.
d) De uitspraak wordt per aangetekende post binnen één week aan de betrokkene en
het bestuur toegezonden. In een begeleidende brief worden partijen erop gewezen, dat de
uitspraak onherroepelijk is.
e) Indien de geschillencommissie tot het oordeel komt dat er sprake is van strafbaar handelen,
zoals beschreven in dit reglement en de betrokkene dientengevolge een straf moet
worden opgelegd, kan door de commissie één of meer van de volgende straffen worden
opgelegd, al dan niet onvoorwaardelijk:
1. berisping;
2. geldboete, tot maximaal € 5.000,00;
3. uitsluiting van het bekleden van een functie binnen de VFGF;
4. uitsluiting van deelname aan keuringen, wedstrijden en andere evenementen, voor een
bepaalde tijd tot maximaal één jaar;
5. uitsluiting van deelname aan bepaalde, nader aan te duiden evenementen en/of
activiteiten van de VFGF;
6. het ontnemen van een tijdens een evenement gegeven kwalificatie aan een
paard, waarvan betrokkene eigenaar is of dat op zijn/haar naam geregistreerd staat;
7. schorsing voor de duur van maximaal één jaar;

5
8. royement van het lidmaatschap.
f) Wanneer de betrokkene voor meerdere feiten wordt veroordeeld, dan kan
de geschillencommissie bepalen, dat ten aanzien van die feiten tezamen één straf wordt
opgelegd.
g) Wordt een straf voorwaardelijk opgelegd, dan wordt daaraan een proeftijd verbonden van
maximaal twee jaar.
h) De geschillencommissie kan de betrokkene in geval van oplegging van een straf
tevens veroordelen in de kosten van de geschillenprocedure, wanneer daartoe aanleiding is.
De hoogte van die kosten bedragen maximaal € 500,00. Wanneer de betrokkene
vrijgesproken wordt, kan hij of zij, zodra de uitspraak onherroepelijk is, bij de VFGF een
verzoek indienen tot vergoeding van in redelijkheid noodzakelijk gemaakte reis- en
verletkosten. Dit verzoek dient in ieder geval binnen drie maanden na de uitspraak te zijn
ingediend. Tot vergoeding van andere kosten is de VFGF niet gehouden.
Artikel 5 Tenuitvoerlegging
a) Het bestuur van de VFGF is belast met de tenuitvoerlegging van een opgelegde straf. Deze
tenuitvoerlegging kan beginnen vanaf de dag volgend op de verzenddatum van de
uitspraak.
b) Tegen de uitspraak van de geschillencommissie kan door betrokkene éénmaal herziening
worden aangevraagd. Dit is mogelijk, indien zich nieuwe feiten en/of omstandigheden
hebben voorgedaan, die zeer waarschijnlijk tot een andere uitspraak zouden hebben geleid,
indien deze bekend waren geweest tijdens de procedure(s). In voorkomend geval wordt de
procedure herhaald, overeenkomstig het bepaalde in art. 4 van dit reglement. In een
aanvraag tot herziening dienen bovengenoemde feiten en/of omstandigheden te worden
vermeld. Alvorens de herziening in behandeling te nemen dienen wederom de
procedurekosten van € 250,- betaald te zijn.
Artikel 6 Verslaglegging
a) De secretaris van de geschillencommissie maakt een dossier aan van het geschil dat de naam,
adres- en overige contactgegevens van de klager, aangeklaagde en alle correspondentie en
bijbehorende stukken bevat.
b) Dit dossier wordt bewaard op een afgesloten locatie die alleen toegankelijk is voor de leden
van de geschillencommissie.
c) Het dossier wordt maximaal twee jaar bewaard na afloop van de geschillenprocedure of
opgelegde straf, waarna het wordt vernietigd.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Bestuur van de Vereniging van Fokkers en Gebruikers
van het Fjordenpaard d.d. 06-02-2023 en bekrachtigd tijdens de Algemene Vergadering dd. 04-03-
2023